نبذة عن اللجنة:
هي لجنة أكاديمية تتبع إدارياً وكالة الكلية للشؤون التعليمية والأكاديمية، ويرأسها أحد أعضاء هيئة التدريس بترشيح من مجلس الكلية، تقوم بإعداد الجداول الدراسية بالكلية ومتابعة مراحل معالجتها، كما تعمل على تنظيم الاختبارات النهائية والإشراف على سيرها.
مهام اللجنة:
أولاً:مهام اللجنة فيما يتعلق بالجداول لمرحلة البكالوريوس:
1- في مطلع كلِّ فصل دراسي تقوم اللجنة بإجراء التعديلات التي تُوافَى بها من الأقسام العلمية على الجدول الدراسي؛ لأن كثيراً من الإشكالات في الجدول لا تظهر إلا في بداية الفصل .
2- متابعة الجدول الدراسي للكلية بشكل يومي من خلال تتبع الأعداد في الشعب الدراسية ومتابعة حالة القاعات وإفادة الأقسام العلمية بما يطرأ على ذلك من تعديلات وإشكالات تحتاج إلى حلول.
3- متابعة جداول الكلية خارج الكلية في كليات البنات وكلية التربية والعلوم الإنسانية والعلوم الإدارية والمحالة والعلوم الصحية وغيرها وحل أي ملحوظات أو إشكالات قد تطرأ عليها .
4- تنفيذ طلبات الأقسام بفتح شعب أو إغلاق أخرى.
5- تقسيم الشعب المكتظة بالتنسيق مع الأقسام وعمادة القبول بما لا يحصل معه تعارض للطلاب ، وموافاة الأقسام العلمية أولا بأول بذلك.
6- موافاة عمادة الكلية بالسجلات الأكاديمية لطلاب الاختبار البديل الذين تُعقد لهم لجان مخصصة لدراسة حالاتهم ويكون من اللوحدة عضو في تلك اللجنة.
7- استقبال طلبات المعادلات من الطلاب المحولين من داخل الكلية أو الكليات الأخرى أو من خارج الجامعة ونمذجة استمارة مخصصة لذلك ثم يتم إحالتها إلى الأقسام العلمية بعد التأكد من استيفاء متطلباتها، وبعد عودتها من الأقسام يتم معادلتها في النظام الأكاديمي بشكل دقيق.
8- معالجة جداول الطلاب من قبل اللجنة، حيث تقوم اللجنة بإعداد نماذج خاصة بذلك، وتخصص قاعات لاستقبال طلبات الطلاب إلى منتصف النهار على مدار الأسبوع حسب الدفعات المجدولة من عمادة القبول والتسجيل .
9- تقوم اللجنة بتخصيص بعض أعضائها لدراسة أوضاع الطلاب الذين في المستويات العليا أو الذين لديهم تربية ميدانية، إذ يحتاج كثير منهم إلى تسجيل أكثر من خمسة مقررات مع الميدانية ويتوقف تخرجهم على ذلك، فيحتاجون إلى دراسة كل حالة على حدة، في ضوء ما يسمح به نظام القبول والتسجيل وفي ضوء التفاهمات المسبقة بين كلية الشريعة وكلية التربية.
10- ثم في الأسبوع الذي يلي أسبوع المعالجة تقوم اللجنة بالرد على استفسارات الطلاب عما تم على طلباتهم.
11- يوجد بعض الطلاب لهم حالات خاصة يحتاجون معها إلى فتح شعب مكتبية رغم التعارض، فتقوم اللجنة بدراسة حالتهم ومخاطبة عمادة الكلية والأقسام العلمية لأخذ الموافقة.
12- يوجد بعض الطلاب الذين يطلبون زيادة على العبء الدراسي المسموح به نظاما للطالب ، فتقوم اللجنة بإعداد نماذج خاصة بذلك يقر فيها الطالب بأنه يستطيع تحمل العبء الزائد، ثم تقوم اللجنة بالتفاهم مع عمادة القبول والتسجيل وعمادة الكلية لتنفيذ طلبهم.
13- نظراً لكثرة الطلاب المستجدين وعدم معرفتهم بنظام الجامعة وكثرة الشكوى منهم تضطر اللجنة إلى بذل جهد مضاعف معهم وقد تمتد معالجة أوضاعهم إلى أسبوع إضافي.
14- تقوم اللجنة بشكل يومي بإعلان التحديثات التي تجري على الجدول الدراسي للطلاب، لحاجتهم إليها في المعالجة.
15- تستقبل اللجنة أعضاء هيئة التدريس الجدد الذين ليس لديهم رقم ربط بالنظام الأكاديمي، وتقوم بتعبئة النموذج الخاص بذلك في النظام الأكاديمي لكل عضو على حدته.
ثانياً : ما يتعلق بالجداول لمرحلة الدراسات العليا.
من أهم ما تقوم به اللجنة فيما يخص هذه المرحلة ما يلي :
1- إعداد الجداول الدراسية للدراسات العليا في ضوء الخطط الدراسية، وفي ضوء أعداد الطلاب والطالبات، وكل ذلك بالتنسيق مع الأقسام العلمية.
2- وتقوم اللجنة بالتسجيل اليدوي لطلاب الدراسات العليا.
3- ثم تقوم اللجنة بعد ذلك بمعالجة ما قد يجد من ملحوظات ومطالب من الطلاب أو الأقسام العلمية أو عمادة القبول والتسجيل.
4- عمل المعادلات الخارجية والداخلية للطلاب المحولين.
5- إعداد جداول الاختبارات النهائية للدراسات العليا للطلاب والطالبات، وفق الخطوات المتبعة في جداول الاختبارات في مرحلة البكالوريوس.
ثالثاً: مهام اللجنة فيما يتعلق بالاختبارات
• تتولى اللجنة بالإشراف على سير الامتحانات في الكلية وتزودها بأرقام القاعات وأسماء الأساتذة وإيضاح الإشكالات التي قد تقع في المواد المشتركة لتفاديها عند توزيع المراقبين.
• تقوم اللجنة بشكل يومي بطباعة كشوف الشعب التي تنقسم على قاعتين في الاختبار ثم تحدد أسماء الطلاب الذين يختبرون في كل قاعة ، فضلاً عن الأعمال الإجرائية اليومية التي تقوم بها اللجنة من طباعة كشوف الرصد والحرمان للأساتذة والإجابة عن استفساراتهم فيما يتعلق بتصحيح وضع الشعب التي يوجد في تقييمها خلل في النظام الأكاديمي ، وبيان حالات بعض الطلاب المنسحبين والمتغيبين وأرقام هواتفهم ونحو ذلك .
• تتولى اللجنة الإشراف على اختبار مقررات الثقافة الإسلامية في المدرجات المركزية وتقوم بعمل منظَّم يتمثل في:
أ - التواصل مع عمادة القبول والتسجيل لتحديد مواعيد اختبارات تلك المقررات.
ب - ثم مخاطبة الكليات الأخرى لتزويد اللوحدة بأسماء المراقبين ، ومثل ذلك تقوم اللجنة بتزويد الكليات الأخرى بأسماء المراقبين من كلية الشريعة في مقررات الإعداد العام في تلك الكليات .
ج - حصر أعداد الطلاب وتوزيعهم على المدرجات في جداول تقوم اللجنة بإعدادها في ضوء سعة كل مدرج، ثم تقوم بمطابقتها مع الجدول الدراسي بشكل دقيق .
د - ثم تقوم بتوزيع مراقبي الكلية ومراقبي الكليات الأخرى على المدرجات وتعد ملفاً لكل مدرج يتضمن جداول المراقبين والمحاضر اللازمة .
هـ - ثم تقوم بإعداد إعلانات للطلاب تقوم بتعليقها في مبنى المدرجات تبين فيها مقرات اختبار كل شعبة قبل الاختبار بساعة .
و - وتقوم اللجنة بتسلم الأسئلة من أساتذة المقررات وفرزها على المدرجات وتهيئة كنترول في قاعة خاصة بذلك يتم فيها الفرز والاستلام والتسليم مع أعضاء هيئة التدريس .
• اللجنة طرف في لجنة الأعذار الطلابية التي تعقد قبل نهاية الفصل وتقوم اللجنة باستقبال أعذار الطلاب وفرزها واستكمال متطلباتها من النظام الأكاديمي كطباعة أيام الغياب والسجلات الأكاديمية وجداول الطلاب ونحوها .
• إعداد إحصائيات مختلفة تطلبها الأقسام .
• الإشراف على الاختبارات النهائية لمقررات الكلية، والعمل على تنظيمها من خلال:
أـ فحص الجدولة الإلكترونية للاختبارات وإجراء التعديلات اللازمة بالتنسيق مع عمادة القبول والتسجيل .
ب- إدخال أرقام القاعات في النظام الأكاديمي لاستيعاب اللجان.
ج- توزيع المراقبين على اللجان.
د- الإشراف الميداني يومياً على سير عمل اللجان، وتوزيع الكشوفات والنماذج اللازمة عليها ، وحل ما يطرأ من إشكالات.
هـ ـ استقبال حالات الغش التي قد تحصل وتسليم محاضرها وإثباتاتها إلى وكيل الكلية.
و- التواصل مع الكليات الأخرى التي لديها مقررات داخل الكلية لإحاطتها بالإجراءات التنظيمية لاختبارات الكلية.
ز- الرفع إلى الوكيل الأكاديمي وإلى عميد الكلية بأي قصور قد يحصل من المراقبين أو أساتذة المقررات لاتخاذ لإجراءات النظامية اللازمة.
• الإشراف والتنظيم الإلكتروني والورقي والميداني لاختبارات مقررات الثقافة الإسلامية والتنسيق مع الكليات الأخرى لإرسال مراقبين يشاركون في المراقبة على اللجان ، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة أي خلل أو قصور قد يحدث.
• كتابة تقرير في نهاية الاختبارات يتضمن السلبيات والإيجابيات المرصودة خلال فترة الاختبارات، واقتراح الحلول المناسبة.