مهام مدير وصلاحيات الإدارة

تتمثل مهام وصلاحيات مدير إدارة الكلية في الآتي:

 

1- متابعة حضور وانصراف وإجازات الموظفين والمستخدمين والسائقين ورفعها إلى عميد أو وكيل الكلية .

2- الإشراف على أعمال مؤسسة الصيانة والنظافة وإعداد التقارير اللازمة عنها .

3- إجابة طلبات الجامعة المتعلقة بالشؤون الإدارية والمالية من واقع الملفات المتخصصة .

4- التواصل مع الإدارة المختصة لتوفير المستلزمات التعليمية والمكتبية والأثاث والصيانة .

5- الرد على الخطابات والاستفسارات الواردة إلى الكلية إدارياً واعتمادها من عميد الكلية .

6- رفع مباشرة منسوبي الكلية بعد كل إجازة بالتنسيق مع وكيل الكلية والوكيل للشؤون الأكاديمية .

7- إبلاغ عميد أو وكيل الكلية عن غياب الموظفين أو تركهم العمل .

8- الإشراف على مستودع الكلية وما لديها من عهد .

9- حصر احتياج الكلية من الأثاث والمستلزمات المكتبية ما بين وقت وآخر وإبلاغ عميد أو وكيل الكلية بما يتم في ذلك .

10- الاحتفاظ بملفات لجميع منسوبي الكلية مع المحافظة على سرية محتوياتها .

11- إنهاء معاملات المتعاقدين الخاصة بجوازاتهم وإقاماتهم وتأشيرات الخروج والعودة والخروج النهائي بالتنسيق مع جهة الاختصاص .

12- متابعة إنهاء إجراءات التعاقد مع أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم مع الجهات المعنية في الجامعة بالتنسيق مع وكيل الكلية للشؤون الأكاديمية .

13- تعبئة نماذج الإجازات الخاصة بمنسوبي الكلية ومتابعة إنهائها وإرسالها إلى جهة الاختصاص بعد موافقة رئيسهم المباشر .

14- متابعة سير العمل الإداري في الكلية وانتظامه وإصدار التعليمات اللازمة لتحسين الأداء وإحاطة عميد أو وكيل الكلية بأي ملحوظة .

15- متابعة حضور الأساتذة في القاعات الدراسية عند توجيه عميد الكلية أو الوكيل الأكاديمي بذلك .

16- توزيع العمل بين الإداريين في حال غياب أحد منهم أو تمتعه بإجازته بالتنسيق مع عميد أو وكيل الكلية ، وإحاطة الرئيس المباشر للموظف بذلك .

17- استقبال الإرساليات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس كالبريد والمجلات ونحوها وتسليمها لهم أو لأقسامهم .

18- تزويد الأساتذة والأقسام العلمية بما يحتاجون من المستودع .

19- متابعة الموظفين المختصين بالشاشات الخاصة بالنظام الإداري والمالي لإنجاز الأعمال المرتبطة بها .

20- تعبئة طلبات الكلية واحتياجاتها على الشاشات الخاصة بذلك في النظام الإداري والمالي .

21- الإشراف على جرد محتويات مستودع الكلية سنوياً مع لجنة يكونها وكيل الكلية .

22- تسجيل وتوثيق عهد المستودع وإدارات الكلية وفق الأنظمة واللوائح .

23- حفظ سجلات العهد الخاصة بالكلية .

24- متابعة محتويات الكلية من أثاث وكتب وأدوات مكتبية وتعليمية والرفع لعميد أو وكيل الكلية بأي ملحوظة في هذا الخصوص .

25- طباعة خطابات تحويل موظفي الكلية للكشف الطبي .

26- تسليم البطاقات الجامعية وبطاقات الصرف للطلاب .

27- التنسيق والتواصل مع إدارات الجامعة المختلفة فيما يخص عمل إدارته ، وإحاطة عميد الكلية ووكيلها بذلك .

28- المتابعة مع إدارة الخدمات والصيانة لإصلاح الأعطال بأسرع وقت .

29- تهيئة القاعات الدراسية للاختبارات النهائية ورفع الكتب والمذكرات من الممرات في أماكن محترمة .

30- الإشراف على توزيع المكاتب بين أعضاء هيئة التدريس وتوفير احتياجاتهم المكتبية .

31- طباعة الإفادات والنماذج الخاصة بانتهاء مهام الانتدابات أو الإجازات أو الدورات أو المؤتمرات ونحوها لجميع منسوبي الكلية ، واعتمادها من عميد الكلية .

32- على جميع مباني الكلية ومتابعة الصيانة الدورية للقاعات الدراسية ودروات المياه وجميع مرافق الكلية .

33- توفير كراسي الطلاب في القاعات الدراسية بالتنسيق مع إدارة المستودعات .

34- إعداد التقرير السنوي الخاص بإدارته وتسليمه لوكيل الكلية للتطوير والجودة .

35- الرفع لعميد الكلية بمن تقتضي مصلحة العمل تكليفه بالعمل خارج الدوام الرسمي وفق الانظمة .

36- الرفع لعميد أو وكيل الكلية بالعقوبات والجزاءات المقترحة على موظفي الكلية وفقاً للأنظمة .

37- ترشيح موظفي الكلية للدورات التدريبية بالتنسيق مع عميد الكلية ورؤسائهم المباشرين .

38- متابعة تقييم أداء الموظفين الإداريين من قِبل رؤسائهم المباشرين والرفع بذلك لعميد الكلية .

39- تقييم الموظفين الذين يرأسهم بشكل مباشر .

40- تنفيذ ما يكلفه به عميد الكلية من أعمال تحقيقاً لمصلحة العمل .